Chào các bạn, chắc các bạn đã nghe nhiều về cụm từ “Thủ tục hải quan”, vậy quy trình làm thủ tục hải quan như thế nào, bao gồm những công việc gì. Đặc biệt là đối với những bạn mới, chắc chắn sẽ gặp một số khó khăn ban đầu. Nhưng với các bạn đã từng làm Xuất nhập khẩu lâu năm thì nó rất đơn giản, có thể hoàn thành thủ tục hải quan cho 1 lô hàng XNK một cách nhanh chóng, nói vui là “trong 1 nốt nhạc”

Tuy nhiên với các bạn chưa làm việc này bao giờ thì nó thật sự không hề dễ như vậy, không thể tránh khỏi cảm giác hoang mang, lo lắng, phải bắt đầu từ đâu, làm sao để xuất hay nhập được 1 lô hàng, đi ra hải quan cầm theo cái gì để mở tờ khai….

Vì vậy, phần nào giúp các bạn khỏi bỡ ngỡ khi bắt đầu một công việc liên quan đến thủ tục hải quan, trong bài này Hải Quan Việt Nam xin chia sẻ về những công việc của người khai hải quan cần làm những gì.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan (tiếng Anh – CUSTOMS PROCEDURES) là các thủ tục cần thiết đảm bảo hàng hóa cũng như phương tiện vận tải được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới quốc gia. Mục đích của việc này:

Đối với DN: Thông quan tờ khai để được nhập hàng vào VN hoặc được xuất hàng ra ngoài biên giới VN.

Hai là để quản lý hàng hóa: ngăn chặng kịp thời các lô hàng cấm xuất hoặc cấm nhập khẩu được di chuyển qua khỏi biên giới.

Ví dụ: các mặt hàng như di vật, cổ vật, tài nguyên động vật quý hiếm của quốc gia thì không được xuất khẩu, hay các mặt hàng như pháo, đạn dược hay hàng điện lạnh đã qua sử dụng thì không được nhập vào Việt Nam…….

Về danh sách hàng cấm nhập, cấm xuất bạn tham khảo phụ lục I Nghị định 69/2018/NĐ-CP (File đính kèm)

Lưu ý: Thủ tục hải quan chỉ áp dụng đổi với hàng hóa và phương tiện vận tải, không áp dụng đối với con người. Và trong bài này Hải Quan Việt Nam sẽ tập trung vào hàng hóa và để đơn giản hơn nữa là thủ tục hải quan hàng xuất khẩu / nhập khẩu kinh doanh.

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Đây là phần trọng tâm của bài viết về quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Phần này Hải Quan Việt Nam chia làm 2 phần riêng biệt: Thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu & thủ tục hải quan với hàng nhập khẩu.

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

Để làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu các bạn sẽ thực hiện các bước như sau:

Bước 1: chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan gồm

• Booking note
• Invoice
• Packing list
• Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng xuất cần giấy phép)

Bước 2: Truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5 và xem phân luồng tờ khai, sau khi truyền tờ khai xong bạn cần đính kèm INVOICE lên phần mềm Ecus5 ở phần “quản lý tờ khai”

Lưu ý: đối với hàng xuất cần giấy phép bạn cần có giấy phép trước, và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.

Bước 3 : Chuẩn bị chứng từ đi mở tờ khai hải quan, tùy tờ khai được phân luồng gì mà bạn chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai cho phù hợp.

Nếu có giấy phép bạn phải trình giấy phép, nếu hàng xuất bình thường thì bạn chuẩn bị chứng từ như sau:

Lưu ý khi in chứng từ:
Đối với luồng xanh : in mã vạch và tờ khai không cần chữ ký và con dấu doanh nghiệp

Đối với luồng vàng và đỏ : tờ khai không cần dấu DN, invoice, packing list bạn chỉ cần in bản có ký chữ ký số.

Bước 4 : ra cảng /ICD / sân bay hoàn thành thủ tục hải quan

Luồng xanh : chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận kho hàng xuất (hàng kho), bộ phần vào sổ tàu (hàng container) hoặc hải quan giám sát (hàng sân bay) để đối chiếu tờ khai.

Luồng vàng:

Trình tờ khai và invoice cho hải quan đăng ký tại quầy đăng ký tờ khai

Hải quan quyết định thông quan tờ khai (nếu hàng xuất khẩu có thuế xuất khẩu, bạn phải nộp thuế xong thì mới được thông quan) khi đó bạn sẽ in được tờ mã vạch.

Hàng air : giao hàng cho đại lý > đại lý dán talong hàng hóa > cân hàng > bạn cần mã vạch + tờ khai thông quan + phiếu cân để trình hải quan giám sát > hải quan xác nhận qua khu vực giám sát (vậy là xong thủ tục)

Hàng lẻ:

Đầu tiên bạn phải vào phòng thương vụ đưa booking note để đăng ký số xe vào cảng, sau đó thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn vào kho nào, cửa bao nhiêu.

Giao hàng cho kho theo hướng dẫn của phòng thương vụ để nhập kho, nhập kho xong, người tiếp nhận hàng sẽ đo số khối, đếm số kiện và ghi thẳng vào booking note.

Bạn trình booking note (có thông tin số kiện, số khối) + mã vạch và tờ khai thông quan để kho đối chiếu và xuất PHIẾU NHẬP KHO (như hình)

Có phiếu (biên bản nhập kho CFS xuất) là bạn đã xong thủ tục

Hàng nguyên container:

Sau khi đóng hàng xong, container được di chuyển đến ICD/Cảng theo hướng dẫn trên booking note, sau khi container được hạ bãi và đóng tiền hạ cont đầy, bạn cần mã vạch và tờ khai thông quan để đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > hoàn thành thủ tục xuất khẩu.

Nếu hạ cont ở Cát Lái , bạn sẽ đóng tiền trên eport, sau khi đóng tiền sẽ xuất được phiếu dưới đây, có số đăng ký thì mới được hạ cont

Nếu hạ cont ở các cảng khác thì tài xế sẽ đóng tiền tại cảng và lấy phiếu hạ cont như sau

Sau khi hạ container xong bạn đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > Bạn có được phiếu như hình dưới đây là xong thủ tục nhé

Luồng đỏ:
Đối với tờ khai luồng đỏ, bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng, tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa.

Quy trình: hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ > chuyển sang lãnh đạo duyệt tỷ lệ kiểm hóa (kiểm bao nhiêu %) > lãnh đạo hải quan phân công cán bộ kiểm hóa > bạn gặp kiểm hóa và thực hiện mở hàng kiểm hóa theo quy định > sau khi kiểm xong, hải quan kiểm hóa sẽ là người quyết định thông quan.

Các bước tiếp theo bạn thực hiện tương tự luồng vàng.

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng thông thường, nếu bạn nhập 1 mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành bạn cần thực hiện các quy định về kiểm tra chuyên ngành trước.

Bước 1: chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan gồm:
– Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng cần giấy phép khi nhập khẩu)
– Invoice
– Packing list
– Bill of lading
– C/O (nếu có)
– Phyto (nếu có)
– C/A, C/Q (nếu có)

Bước 2: Truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5 và xem phân luồng tờ khai.
– Dựa vào bộ chứng từ nhập khẩu, bạn nhập dữ liệu vào phần mềm ECUS5, và xem kết quả phân luồng tờ khai : xanh/vàng/đỏ.

– Truyền tờ khai xong : bạn khai danh sách container (nếu nhập cont) > sau đó đính kèm các loại chứng từ gồm: Invoice, B/L và C/O (nếu có)

Lưu ý: nếu có C/O ngoài truyền bản scan, bạn cần xuất trình bản gốc tại thời điểm xuất trình tờ khai để được hưởng ưu đãi về thuế.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ đi mở tờ khai và lấy hàng

Luồng xanh:
Luồng xanh không điều kiện: đối với hàng miễn thuế (ví dụ như hàng gia công), sau khi tờ khai được phân luồng xanh thì sẽ kèm luôn quyết định thông quan.

Luồng xanh có điều kiện: hàng bạn cần nộp thuế (ví dụ thuế NK, Thuế GTGT, BVMT, TTĐB,…)  sau khi bạn nộp thuế hệ thống sẽ tự động thông quan, hải quan sẽ không can thiệp vào.
Chứng từ gồm:

• Mã vạch
• Tờ khai hải quan thông quan
• Lệnh giao hàng

Bạn mang chứng từ ra cảng / ICD hoặc kho sân bay để lấy hàng, cụ thể như sau:

Đối với hàng lẻ đường biển:
Bạn đem chứng từ ra kho của cảng /ICD > đến phòng thương vụ nhập để lấy thông tin số kho và số cửa lấy hàng (1 phiếu nhỏ trong đó có mã vạch và số kho ví dụ KHO 5 CỬA 3)

Bạn đến đúng cửa, đúng kho quét mã vạch và đợi nhân viên kho mang hàng ra (thông thường là xe nâng sẽ chở hàng ra)

Kho đưa bạn phiếu xuất kho để ký nhận hàng, sau khi lấy được phiếu dưới đây và lấy hàng là xong thủ tục

Đối với hàng air:
Bước 1: bạn phải tới đại lý để lấy lệnh giao hàng (trường hợp bay trực tiếp thì lấy lệnh tại TCS hoặc SCSC)

Bước 2: tới kho TCS hoặc SCSC bốc số, đóng tiền lao vụ (phí lao vụ bạn tham khảo trên trang web của TCS hoặc SCSC)

Bước 3: đóng tiền xong, nhân viên phòng lao vụ sẽ đưa bạn bộ hồ sơ gồm AWB của kho cùng 1 mã vạch nhỏ nhỏ kẹp vào AWB như sau

Bước 4: Bạn kẹp hồ sơ + chứng từ bước 2 nộp hải quan giám sát  hải quan giám sát đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho bạn

Bước 5: Bạn đến máy tự động tại kho cà mã vạch (mã vạch nhỏ) để lấy số thứ tự lấy hàng

Bước 6: Bạn chờ hàng ra để nhận hàng

Đối với hàng container
Bạn đóng tiền nâng cont đầy tại quầy thương vụ cảng, hoặc trên eport đối với cảng Cát Lái – để in phiếu EIR

Bạn giao phiếu này cho tài xế xe container, tài xế sẽ vào bãi để kéo container về nhà máy > hoàn thành thủ tục nhận hàng.

Luồng vàng và luồng đỏ:
Chứng từ gồm: các chứng từ chỉ cần in bản có chữ ký số là được, không cần có chữ ký sống và dấu DN
– Invoice (1 bản)
– Packing list (1 bản)
– Bill of lading (1 bản)
– C/O – nếu có – trường hợp có C/O phải xuất trình C/O bản gốc
Luồng vàng thì bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký tại quầy đăng ký tờ khai > nếu hồ sơ đúng và bạn đã đóng thuế > hải quan đăng ký sẽ thông quan tờ khai
Luồng đỏ:
– Hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ
– Trình lãnh đạo phân tỷ lệ kiểm
– Lãnh đạo phân tỷ lệ kiểm và phân công cán bộ kiểm hóa
– Bạn thực hiện kiểm hóa theo quy định
– Hải quan kiểm hóa sẽ thông quan tờ khai

Sau đó các bước lấy hàng bạn làm tương tự như tờ khai xuất

Kết luận

Mình vừa trình bày xong các bước để làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, nhưng các bạn cần lưu ý lại các vấn đề như sau:

Thứ 1: về chứng từ trình hải quan, theo quy định thì ngoài các loại chứng từ như giấy phéo, C/O bạn phải nộp bản gốc, các chứng từ còn lại chỉ cần nộp cho hải quan dưới dạng điện tử, tuy nhiên để nhanh bạn nên in ra bản đã ký điện tử để nộp.

Thứ 2: như trước đây, sau khi làm xong thủ tục nhân viên giao nhận sẽ nhận được các loại chứng từ có đóng dấu công chức hải quan như : tờ khai / mã vạch có dấu công chức, nhưng hiện tại đã được điện tử hóa nên sau khi thông quan bạn chỉ có thể kiểm tra trên hệ thống, sẽ không có giấy tờ có công chức hải quan.

Hiện tại tại Hải quan Tân Sơn Nhất còn hải quan giám sát nên tờ khai xuất nhập phải trình hải quan giám sát đóng dấu lên tờ mã vạch, còn các chi cục khác thì không cần qua hải quan giám sát nữa.

Thứ 3: sau khi tờ khai thông quan, bạn phải thực hiện lấy thông quan trên máy tính DN trong vòng 15 ngày, nếu sau sẽ không lấy được nữa (không sao nhé, đừng lo lắng vì trên hệ thống của hải quan đã thông quan rồi)

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến bài viết, chúc các bạn thành công.